Правила поведінки колег у великому офісі: як не остогидіти один одному

неділя, 15 грудня 2019 21:58

І зберегти робочу обстановку

В емоційно-перенасичений час співробітники у багатьох офісах «на нервах».

Як уникати конфліктів у колективі – свої поради для видання Delo.ua підготував Олександр Саусь — керуючий партнер однєї з компаній, автор статей у ділових виданнях на тему бізнесу та його просування.

Дрібні непорозуміння, що раніше швидко згасали, тепер здебільшого стають родючим ґрунтом для розвитку бурхливих конфліктів, часто – довготривалих.

Що ж робити для мінімізації ризиків у подібних випадках?

1. Запобіжні заходи

Слід не тільки ясно і доступно визначити функціональні обов'язки співробітників і поставити їм стратегічні завдання, а й встановити правила поведінки в офісі.

Розроблений «Корпоративний кодекс» не обов'язково має бути докладним. Водночас, необхідно зробити його достатньо чітким і вичерпним.

Головне — правила не повинні суперечити одне одному.

Якщо керівник компанії зможе чітко встановити межу, за якою конфлікт вважається неконструктивним, простору для різноманітних маніпуляцій залишиться менше.

За необхідності включайте у «Кодекс» пункти, що зменшують саму ймовірність сварки.

До прикладу: неприпустимість розмов на підвищених тонах, вживання нецензурної лексики або образливих виразів.

У своїй компані, пише Олександр Саусь, певний час нагороджували найгучнішого крикуна місяця квитками у Київський зоопарк. На загальних зборах, зрозуміло.

Через кілька таких номінацій офіс став помітно тихішим.

Важливо не тільки позначити норми, а й мати просту систему виявлення порушень і покарання винних. Чим простішою вона буде – тим ефективніше. Причому, самі санкції повинні бути коректними.

Несправедливо рядового співробітника, до прикладу, позбавляти усієї або частини заробленої премії, а начальника за ту ж провину - лише попереджати усною доганою.

2. Профілактичні заходи

Олександр Саусь впевнений: наявність або відсутність міжособистісних непорозумінь у колективі залежить від

кваліфікації менеджменту компанії

поведінки самих керівників та їхнього ставлення до підлеглих

вміння запобігти виникненню і врегулювати конфліктну ситуацію.

Доведеться підвищувати психологічну грамотність менеджерів, особливо середньої ланки.

Багато кваліфікованих спеціалістів стають абсолютно безпорадними керівниками. Тому раз на кілька місяців доведеться витрачати гроші на різні тренінги, починаючи від прикладних методів розпізнавання типів особистостей та комунікації з ними – до психології груп і методів ефективного управління колективом.

3. Правильне розміщення персоналу в офісі

Якщо співробітники працюють в open space (офіс відкритого типу, де у великому приміщенні велика кількість людей) ймовірність конфліктів вища. Це – факт.

Зона особистого комфорту постійно порушується — незрозумілий шум, дратівливі запахи, різкі рухи і т.д.

Не скупіться — поставте шумоізолюючі перегородки, що створюють відчуття особистого комфорту і безпеки.

Але тільки тим, хто вважає, що він хоче відгородитися.

Важливо правильно розсадити людей. Потрібно подумати про те, кому з ким приємніше, комфортніше і доцільніше з точки зору робочих процесів перебувати поруч.

Головне - не провокувати напруження і не садити поблизу співробітників, схильних до конфлікту. У результаті – кожен співробітник має опинитися на відносно зручному для себе місці в офісі.

4. Служба персоналу не повинна пускати конфлікти на самоплив

Ну, по-перше, зважаючи на цю пораду експерта, у компанії треба запровадити службу персоналу.

Навіть досвідчені менеджери не завжди здатні ефективно і вчасно діагностувати та вирішувати конфлікти.

Просто втратили увагу до ситуації в метушні поточних справ і зустрічей.

Тому фахівці підрозділу роботи з персоналом мають бути посередниками у конфліктах.

Необхідно, щонайменше, неупереджено поспілкуватися з кожною зі сторін, і спільно з керівником розробити заходи щодо вирішення конфлікту.

Для підтримки «здоров'я» колективу корисно, якщо у компанії є люди, які займаються адаптацією новачків, наставництвом, оцінкою персоналу, коучингом, кадровим резервом, тощо.

Якщо конфлікт все ж виник, його потрібно вирішити правильно:

Важливо намагатися вирішити конфлікт на початковому етапі, коли він виглядає як дрібні сварки між співробітниками на нарадах, дошкульні репліки та коментарі. Простіше кажучи, стежте за словами і жартами — вони передвісники дій.

Не можна влаштовувати публічні розбірки. ПАМ'ЯТАЙТЕ: похвала має бути публічною, а критика — індивідуальною та віч-на-віч.

«Очну ставку» слід проводити конфіденційно з безпосередніми учасниками сварки.

Необхідно заохочувати роботу у команді та вигоду при взаємодії. Не допускати нездорової або невиправданої конкуренції всередині підрозділу або між ними.

Бажано зберігати нейтралітет протягом всього процесу вирішення конфлікту. І не ухвалювати рішення доти, доки не вислухаєте обидві сторони. І поки емоції не стихнуть.

За необхідності потрібно ухвалювати рішення про звільнення. Якщо один з учасників конфлікту — геній у своїй сфері, але при цьому регулярно заважає роботі підрозділу і конфліктує з колегами – з ним доведеться попрощатися.

Перебувати в епіцентрі робочого конфлікту звичайно неприємно. Крім того, часті конфлікти і «тертя» негативно впливають на робочу атмосферу.

Однак без конфліктів немає розвитку.

Тобто поступального руху вперед.

Якщо суперечку вирішили конструктивно – у компанії з'являється щось нове: відносини між співробітниками, рішення будь-якої проблеми, створення нового продукту, тощо.

При цьому, варто зважати на те, що уникнення конфліктів може перевести протистояння у нескінченне нервування, що заважатиме цим же співробітникам продуктивно виконувати свої обов'язки, а компанії – досягати нових цілей.

Якщо у ході зборів якийсь пункт обговорюється особливо бурхливо — це означає, що порушена тема дійсно важлива для компанії проблема. А те, що у кожного різні думки з одного питання – основа справді креативного рішення.

Важливо також!

Не згадувати минуле. Обмежитеся тим, що сталося саме у цей момент.

Не накопичувати проблеми. Не слід чекати, поки їх збереться «достатньо». Обговорюйте проблеми поступово і ніколи не повертайтеся до них.

Не плекати образу. Говоріть про образу спокійно і без істерик. Не слід виношувати її в собі - чим швидше ви виговоритеся – тим швидше вона пройде.

Не опускатись до образ. Це також дуже важливо. Образи - нова причина для сварок.

Не «язвити» і уникати іронії. Іноді не слова, а тон, з яким ви їх вимовили, ображають співрозмовника.

Не влаштовуйте істерик. Це – одна з форм маніпуляцій, але - не надто професійна поведінка. Незважаючи на те, що це вельми потужна зброя, дійсно вирішити проблему вона вам не допоможе.

Не слід чіплятися до окремих слів. Адже тоді грандіозний скандал вам гарантований.

Працювати у великому офісі з великою кількістю людей – складно. Необхідно враховувати інтереси усіх.

Почніть з найменшого:

не створюйте зайвий шум. Не говоріть по телефону голосно, особливо – якщо не по роботі. Вийдіть в інше приміщення, говоріть тихіше.

Негучними мають бути і сповіщення та звуки на телефоні. Уявіть, якщо задзвонять усі 10!

Не гримайте дверима, дверцятам від шафок, тощо.

Не приносьте на роботу свій зіпсований настрій і домашні проблеми. Їх можна обговорити, але – не переносити свою роздратованість на колег.

Думайте, коли жартуєте. Не всі відчувають моменти, коли це доречно. Іноді можна «розрядити» обстановку, а іноді – навпаки.

Будьте щирими. Пам’ятайте: робота – всього лиш робота. Але не у ваших інтересах наживати тут собі ворогів :)